Archiwa tagu: planowanie

Lista zadań

Ilu poradników i zaleceń dotyczących zarządzania czasem bym nie czytał zawsze trafiam na tę samą poradę dotyczącą sporządzenia listy spraw na dany dzień, czy to z samego rana, czy też wieczorem dnia poprzedniego. Trzeba usiąść wypisać wszystko co do roboty a potem się do niej zabrać i następnie odhaczać to co załatwione. Oczywiście co bardziej zaawansowane porady mówią o nadaniu odpowiednich priorytetów i realizacji najtrudniejszych zadań na początku dnia. Sam z takich list korzystam od wielu lat i bardzo sobie je chwalę, ale wbrew pozorom potrafią być one też i pułapką, która odbiera nam sił zamiast nas wspierać.Rozwój osobisty - Life factory - lista zadań

Ja nie dam rady!? – czyli o ambicji słów parę

Będę najlepszą wersją siebie i zrobię wszystkie zadania z całego tygodnia już pierwszego dnia. Zresztą to pokaże jak ważny i zapracowany jestem bo mam na dziś 25 zadań do zrealizowania. Bazując na praktyce zapytałbym czy upadłeś na głowę, czy też masz na tej liście uwzględnione tak „istotne” zadania dnia jak np. „umyć zęby”. Jakby nie było, raczej bym nie postrzegał Ciebie jako dobrze zorganizowanego, bo albo wpisujesz tam same drobiazgi albo masz problemy z porównaniem liczby zadań na dany dzień z liczbą godzin, która na ten dzień się składa. Sam byłem tym drugim przypadkiem, duma rozpierała mnie z każdym dodatkowym zadaniem na kartce, wiec śmiało dopisywałem kolejne. Ambicja nie dawała mi spokoju jeśli moja lista miała mniej niż 10 pozycji, bo wyszłoby że jestem mało potrzebny i mało ważny. Potem z uwielbieniem wykreślałem pozycję za pozycją…   i było tak przeważnie do godz. 20:00, kiedy to nagle okazywało się, że dzień zbliża się do końca a ponad połowa mojej listy jest nawet nietknięta. Pojawiał się stres i rozdrażnienie, przyspieszałem obroty i wsuwałem jakieś słodycze, które na moment osładzały mi niedolę walki z zadaniowym uciemiężeniem. Na koniec dnia lądowałem z papierkiem po tabliczce czekolady, stresem, frustracją i kilkoma zadaniami, których nie zdążyłem zrobić. Jak mawia jeden z moich znajomych: „Ot, taka piękna katastrofa” i to katastrofa na własne życzenie, bo ambicja to jedno a realizm niekoniecznie idzie z nią w parze. Są dwa sposoby, aby temu zapobiegać:

  1. wieczorem dnia poprzedniego wypisz zadania na następny dzień, a kiedy wstaniesz rano zdecyduj, które z nich wywalasz tak aby lista zmniejszyła się o 50%
  2. do każdej pozycji z listy dopisuj szacowany czas realizacji i licz czy nie przekroczyłeś doby, po odjęciu z niej czasu na sen

Rozwój osobisty - Life factory - efektywność

Robocop 3.0 – czyli jak energii zabraknie to polecę na rezerwie

Fani science fiction z łatwością odnajdą w pamięci sceny z filmów, kiedy to jakiś z robotów w trakcie podbijania kolejnego świata, oczyszczania bazy naukowej z wrogich obcych i tym podobnych użytecznych prac nagle otrzymywał ze swojego systemu komunikat o niskim poziomie energii i konieczności jej uzupełnienia. Najczęściej jednak bohatersko ignorował ten stan i albo dalej działał na zapasowych akumulatorach, albo odłączał mniej istotne funkcje i systemy. Powstaje teraz pytanie, a co odłączasz Ty kiedy zabraknie Ci energii?

Jakoś tak się składa, że większość poradników, które zalecają korzystanie z list zadań nie wspomina o jednym istotnym zadaniu, które powinno zostać obligatoryjnie wpisane minimum w co drugi dzień – a brzmi on „odpocząć”.  Możemy pić kawę, yerba mate lub inne energetyki ale wraz  z postępem zmęczenia ich działanie jest coraz mniej efektywne a my funkcjonujemy coraz wolniej i mniej kreatywnie. Z jednej strony krótka 20-minutowa drzemka lub inny rodzaj relaksu dodadzą nam energii i poprawią koncentrację a z drugiej pozwolą na chwilę oderwać się od realizowanych zadań i spojrzeń na nie ze świeżej perspektywy.

Pamiętaj też, aby między zadaniami planować przerwy. Ostatecznie trzeba coś jeść, czasami nawiedzić miejsce wiadome i ku zdrowotności raz na jakiś czas spojrzeć w okno.

Rozwój osobisty - Life factory - życie

Plan totalny – czyli 100% czasu pod kontrolą

Totalna kontrola nad czasem to niespełnione marzenie perfekcjonisty i niestety wielu osób, które próbują planować swój dzień. Jest to kwestia znana od dawna w biznesie. Każdy z menadżerów, który przechodził kurs zarządzania czasem doskonale wie, że w planie dnia trzeba zaplanować czas na zdarzenia nieplanowane. Zasadniczo trenerzy na takich kursach nie pytają nawet czy masz takie sytuacje w życiu zawodowym, tylko odrazy proszą Cię abyś oszacował czy wynoszą one 20, 40, czy 60% twojego roboczego dnia. Ta sama zasad dotyczy planowania naszych prywatnych zadań na dany dzień.

Jak jesteś uporządkowany pewnie coś niezaplonowanego nie przekroczy wartości 20% jak masz dzieci, niesforne zwierzaki i asertywną teściową, która nie rozumie że dobrze byłoby się umawiać z wyprzedzeniem na wizytę w waszym domu pewnie będziesz oscylował w granicach 60-80% utraty kontroli nad czasem. Może nie jest super, ale już wiesz ile czasu możesz przeznaczyć na planowanie zadań.

Rozwój osobisty - Life factory - plany

U mnie nie ma prosto, zatem na zakończenie sam lub sama musisz sobie odpowiedzieć na pytanie co zrobisz z zadaniem, które od 5 dni przesuwasz z dnia na dzień…

filizanka_small co napisawszy zapiłem sporym łykiem zielonej herbaty Mały Budda